Liebe Leserinnen und Leser,

wissen Sie noch wie Ihr erster Arbeitstag war? Wir bitten Sie, kurz in sich zu gehen und sich an Ihren ersten Arbeitstag in einem neuen Unternehmen oder einer neuen Abteilung zu erinnern: Wie lief Ihre Einarbeitung ab? Was waren Ihre Erwartungen? Welche Herausforderung gab es? Waren Sie aufgeregt? Welche Mitarbeiter haben Sie begrüßt?

Wer im beruflichen Alltag Fuß fassen will, durchläuft automatisch die Situation mindestens einmal der Neuling zu sein. Die Fragen nach der optimalen Einarbeitung und langfristigen Integration von Mitarbeitern sind hierbei zentral. Die Maßnahmen des Onboardings beginnen mit dem Eintritt in die Organisation, beziehen sich irrtümlicherweise aber nicht nur auf die erste Einarbeitungswoche. Gelungenes Onboarding ist ein längerer Prozess. Integration und Identifikation mit dem Unternehmen benötigen viel Zeit.

Im Kontext des Onboardings schwingt der Begriff der organisationalen Sozialisation mit. Organisationale Sozialisation umfasst den gesamten Prozess des Erwerbs und der Weitergabe von Fähigkeiten, Kenntnissen, Normen und Überzeugungen, die eine Person befähigt, die an sie gestellten organisationalen Handlungsanforderungen erfüllen zu können. Der Onboarding Prozess schließt die organisationale Sozialisation mit ein und gibt ihr einen zeitlichen Rahmen.

Was passiert, wenn organisationale Sozialisation im Onboarding nicht stattfindet? Fehlen geeignete Integrationsmaßnahmen, so resultieren schnell Kosten für das Unternehmen. Zwei Szenarien sind hier denkbar: Erstens, der Neuling verlässt im Zuge der mangelnden Integration nach kurzer Zeit das Unternehmen. Die Stelle wird wieder frei und es beginnt ein neuer Personalauswahlprozess. Fluktuationen führen zu erheblichen finanziellen Kosten. Zweitens, der Mitarbeiter bleibt trotz mangelnder Integration im Unternehmen. Aufgrund der schlechten Unternehmensbindung folgen Demotivation, Frustration und es kommt häufiger zu Fehlern.

Das Ermöglichen eines gelungen Karrierestarts ist nicht nur im Sinne des Unternehmens, sondern auch im Sinne der Neulinge. Es trägt zu einer positiven Unternehmensbindung des Mitarbeiters bei (Kauffeld, 2011). An dieser Stelle wird klar, dass die Integration neuer Mitarbeiter ein zentrales Anliegen ist. Um die Maßnahmen zur Integration der Neulinge erfolgreich anwenden und realisieren zu können, ist es vorher wichtig zu verstehen, was gelungenes Onboarding ausmacht.

Moser, Souček, Galais und Roth (2018) beschreiben fünf Zielbereiche des Onboardings: Vermittlung von Kenntnissen und Fertigkeiten, Passung und Commitment, Rolle und Identität, Stressbewältigung und Stressprävention, sowie Sicherheit und Compliance.

1. Die Vermittlung von Kenntnissen und Fertigkeiten ist ein zentraler Bestandteil von Onboarding Prozessen. Hierbei sollen den Neulingen Wissen und Orientierung vermittelt werden. Dafür ist es wichtig, den Neulingen transparent Vorkenntnisse zu den zu erledigenden Aufgaben mitzuteilen, konkrete Tätigkeiten vormachen und nachmachen zu lassen. Stellen Sie klare Regeln auf und geben Sie konsequente Rückmeldung.
2. Passung und Commitment beschreiben, dass bereits vor der Einstellung eine Passung zwischen Arbeitnehmer und Organisation angestrebt werden soll, die im Onboarding Prozess weiter ausgebaut wird. Stellen Sie hierfür Ihre Organisationskultur transparent dar. Erklären und leben Sie diese den Neulingen vor. Die Organisationskultur umfasst alle gültigen Überzeugungen, unternehmenstypische Verhaltensweisen und Werte. Verstärken Sie ebenfalls direkt zu Beginn die Bindung der Neulinge an das Unternehmen. Eine starke Identifikation mit Ihrem Unternehmen führt zu höherem organisationalem Commitment. Dieses geht wiederum mit höherer Einsatzbereitschaft und geringerer Fluktuation einher (Moser, 1996).
3. Rolle und Identität richten den Blick darauf, die Rollen im Unternehmen für die Neulinge zu definieren. Rollenklarheit bietet Sicherheit bezüglich der Handlungsanforderungen. Unsicherheiten in der Aufgabenerledigung und Unklarheiten über die Kriterien der Leistungsbewertung können so entgegen gewirkt werden. Klären Sie daher zu Beginn die Erwartungen des Neulings und Ihre eigenen Erwartungen an die Arbeit ab. Machen Sie hierfür Handlungslinien und Grenzen sichtbar.
4. Stressbewältigung und Stressprävention sind ebenfalls relevante Zielbereiche. Bereits zu Beginn sollen Belastungen identifiziert werden. Erwartungsenttäuschung, Verunsicherung, persönliche und arbeitsbezogene Belastungen können als mögliche Stressoren wirken. Versuchen Sie diese aktiv abzubauen. Stehen Sie dafür mit den Neulingen in einem kontinuierlichen Austausch. Reduzieren Sie Unsicherheiten, indem Sie sich für den Integrationsprozess interessieren. Besonders die Erwartungsenttäuschung führt zu Beginn zu starker Unsicherheit und begünstigt Fluktuation.
5. Sicherheit und Compliance meinen, dass bei der Integration neuer Mitarbeiter Maßnahmen ergriffen werden sollen, um Fehler und Unfälle zu vermeiden. Dies betrifft nicht nur Fehler, die dem Unternehmen schaden können, sondern auch den Schutz der eigenen Gesundheit. Der Aufbau eines guten Sicherheitsklimas, also der Wahrnehmung der sicherheitsrelevanten Richtlinien, Prozeduren und Praktiken einer Organisation, ist somit eine wichtige Gestaltungsaufgabe und zentrales Kriterium der Integration neuer Mitarbeiter. Schenken Sie diesen Punkten genügend Beachtung. Compliance fokussiert darüber hinaus die Einhaltung der relevanten gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien. Vermitteln Sie Ihren neuen Mitarbeitern konkrete Handlungsstrategien für den Umgang mit kritischen Situationen.

Aufbauend auf diesen Grundlagen des Onboardings und einer gelungenen Integration, lassen sich Handlungsempfehlungen ableiten, von denen wir Ihnen einige hier vorstellen möchten. Was können Sie nun konkret bei der Planung eines Onboarding Prozesses beachten und welche Maßnahmen integrieren?

• Nutzen Sie Einführungsprogramme, um Ihre Organisationskultur sichtbar zu machen und eine Identifikation zwischen dem Neuling mit dem Unternehmen anzustoßen. Sie unterstützen hiermit Ihre Neulinge bei der Anpassung an das Unternehmen und bieten eine Einführung in den Arbeitsplatz. Diese Einführungsprogramme tragen ebenfalls dazu bei, die Sicherheitskultur kennen zu lernen und so später Fehler und Unfälle zu verhindern. Entwickeln Sie ein festes Konzept für das Onboarding künftiger Mitarbeiter, an dem Sie sich orientieren können. Stellen Sie konkrete Handlungslinien dar, geben Sie Einblick in alle Tools und zeigen Sie auch Grenzen auf. Planen Sie für Einführungsprogramme mehrere Tage ein, um einen vollständigen Einblick ins Unternehmen zu garantieren.
• Führen Sie feste Mentoringbeziehungen und Patensysteme in Ihr Unternehmen ein. Diese tragen zu der Vermittlung von Kenntnissen und Fertigkeiten bei. Mentoren und Paten helfen den Neulingen bei der Integration ins Unternehmen, machen auf Regeln aufmerksam und stellen eine Vertrauensperson für den Neuling dar. Mentoring zeichnet sich darüber hinaus dadurch aus, den Neuling in seinen Karriereambitionen aktiv zu unterstützen. Nicht nur Neulinge profitieren hiervon, sondern auch Ihre erfahrenen Mitarbeiter.
• Schaffen Sie Rollenklarheit durch Supervisionen. Im Rahmen von Supervisionen wird das eigene berufliche Handeln reflektiert. Supervisionen tragen somit zur Klärung des eigenen Rollenverständnisses bei und fördern Integration in das Unternehmen. Neulinge können beispielsweise an Gruppen-Supervisionen oder an Einzel-Supervisionen teilnehmen und so auch hier einen erfahrenen Kollegen zur Unterstützung erhalten.
• Reduzieren Sie mögliche Erwartungsenttäuschungen mittels realistischer Tätigkeitsvorschau im Personalauswahlprozess und während des Eintritts ins Unternehmen. Betonen Sie im Gespräch mit den Neulingen positive Aspekte des Unternehmens und sprechen Sie zu Beginn auch mögliche Schwierigkeiten an. So vermeiden Sie Enttäuschungen der Neulinge wegen falscher Erwartungen an ihre Positionen. Die aktive Integration durch Kollegen baut weitere Unsicherheiten ab und hilft einen Überblick über alle anfallenden Tätigkeiten zu erlangen.

Haben Sie bereits ein Onboarding Konzept? Wie könnten Sie diese Tipps für Ihr Konzept nutzen? Sollten Sie Fragen oder Probleme in der Umsetzung haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Werfen Sie zusätzlich einen Blick auf unsere eAcademy. Hier finden Sie weitere Informationen zu verwandten Management Themen.

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Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit und wünschen viel Erfolg beim Onboarding des nächsten Mitarbeiters.

Lea Hurtenbach mit Prof. Dr. Daniel Keller von Keller Partner

Titelbild: Foto von Daniel Büscher auf Pixabay.