Mehr Kreativität und Produktivität in Ihrem Team
Liebe Leserinnen und Leser,
kennen Sie das Gefühl, wenn das nächste Meeting ansteht und Sie bereits vorher verstohlen auf die Uhrzeit schielen, weil Sie nur noch darauf warten, an die ,,richtige” Arbeit zu kommen? Wenn das Meeting derart unorganisiert ist, dass alle Punkte ins Nichts zu verlaufen scheinen?
Meetings können frustrierend sein. Wenn Sie ähnliche Erfahrungen gemacht haben, wären Sie damit keineswegs alleine.
Ineffektive und überladene Meetings in Unternehmen häufen sich – vor allem im Bereich des oberen Managements (Keith, 2015). Wie ineffektiv ein Meeting sein kann, zeigen die Umfragen von XING (2022). Sie ergaben, dass ganze 67 Prozent der Meetings ganz ohne Ergebnis bleiben. Die Datenlage ist ernüchternd: Dem Unternehmen kostet das nicht nur Motivation, sondern auch ganze fünfzehn Prozent des Personalbudgets, das durchschnittlich für Meetings ausgegeben wird (vgl. Rogelberg, 2019).
Damit Ihr nächstes Meeting nicht nur kurzweilig, sondern auch erfolgreich verläuft, stellen wir Ihnen einige Tipps und Methoden vor, mit denen Sie Ihr nächstes Meeting optimieren können:
1. Stellen Sie eine Tagesordnung auf.
Eine Tagesordnung ist nicht nur nice-to-have, sondern absolut obligatorisch. Die Besprechungen sind zwar nicht gänzlich planbar, wohl aber gut steuerbar. Gliedern Sie ein übergeordnetes Ziel in mehrere Unterpunkte auf. Ermitteln Sie, welche davon im Meeting besprochen werden sollen. Diese Punkte verteilen Sie dann auf Verantwortliche und definieren das Ergebnis, das im Meeting erreicht werden soll. Wenn Sie je Punkt einen zeitlichen Rahmen vorgeben, können Sie sicherstellen, dass nichts hinten überkippt und sorgen für mehr Produktivität.
2. Begrenzen Sie die Dauer des Meetings.
Und halten Sie sich daran. Laut Cyril Northcote Parkinson (1942), dehnt sich die Arbeit auf die Zeit aus, die dafür vorgesehen ist. Das in langen Meetings viel gearbeitet wird, ist ein Trugschluss. Orientieren Sie sich an dem geschätzten Zeitaufwand Ihrer Punkte der Tagesordnung – und setzen Sie eine Länge an, die bis zu zehn Prozent kürzer ist. Damit schaffen Sie einen gesunden Stresspegel, der mehr Fokus auf die tatsächliche Tagesordnung legt.
Tipp: Seien Sie unkonventionell und erregen Sie mit einer ungeraden Zahl Aufmerksamkeit. Wie wäre es mal mit 57 Minuten – statt einer Stunde? Nach dem Yerkes-Dodson-Gesetz werden Sie damit Neugier wecken und die Spannung des Zeitrahmens leichter aufrechterhalten.
3. Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl.
Wie viele Personen benötigen Sie wirklich im Meeting? Sehen Sie sich die Ziele an, die Sie für das Meeting formuliert haben. Wer sind die wirklich wichtigen Entscheidungsträger und Interessensvertreter für diese Ziele? Laden Sie alle irrelevanten Parteien aus. Diese können Sie auch später noch mit einem Protokoll über die Ergebnisse informieren.
4. Beginnen Sie das Meeting pünktlich.
Physisch sollten Sie zehn Minuten vor Beginn da sein, um Ihre Unterlagen so vorzubereiten, dass Sie alle Inhalte, die wichtig werden könnten, sofort abrufen können. Wenn Sie das Meeting online übertragen, sollten Sie auch Bild und Ton überprüfen, um ein technisches Faux-Pas auszuschließen.
Beginnen Sie pünktlich mit der Begrüßung und einem Überblick über die Tagesordnung und Ziele. Kommen Sie dann zum Inhaltlichen. Lassen Sie sich nicht darauf ein, auf Zuspätkommer zu warten. Geben Sie einmal zeitlichen Spielraum, werden Ihre Mitarbeiter den auch beim nächsten Mal miteinberechnen. Sprechen Sie die entsprechenden Mitarbeiter nach dem Meeting an und bitten Sie sie, beim nächsten Mal pünktlich zu kommen.
5. Vermeiden Sie Routinen.
Damit Ihre Mitarbeiter nicht gedanklich abschweifen, sollten Sie Ihre Meetings abwechslungsreich gestalten. Sie können beispielsweise die Sitzordnung in Ihren Meetings ändern, ein Walking-Meeting einführen oder ein Meeting im Stehen erwägen.
6. Entwickeln Sie sich selbstkritisch weiter.
Kennen Sie den Lake-Wobegon-Effekt (Myers, 1998)? Er besagt, dass Menschen dazu tendieren, sich gegenüber anderen zu überschätzen. Seien Sie sich dieser Tendenz bewusst und stellen Sie regelmäßig Ihre Moderation auf dem Prüfstand. Dazu müssen Sie ein Verständnis davon haben, was gute Moderation ausmacht, und was mögliche Warnsignale sind, wenn sie nicht funktioniert. Ansonsten fehlt Ihnen der Kompass, und Sie laufen Gefahr, wertvolle Ressourcen zu verschwenden.
Mit Kommunikationstrainern können Sie Schwachstellen ermitteln und gezielt an einer besseren Qualität arbeiten. Um auch die Einschätzung Ihrer Mitarbeiter und Vorgesetzten miteinzubeziehen, können Sie sich über anonyme Umfragen ein sogenanntes 360-Grad-Feedback einholen.
7. Werden Sie zum idealen Moderator.
Zunächst sollte jeder Teilnehmer auch wirklich verstehen, worum es in Ihrem Meeting geht. Dann ist es wichtig, eine kommunikative Basis zu schaffen, die dazu anregt, sich einzubringen. Schaffen Sie dafür eine respektvolle und positive Atmosphäre. Halten Sie das Meeting in Präsenz ab, können Sie Getränke und Snacks zur Verfügung stellen. Um mehr Dynamik zu erzeugen, können Sie gerne unkonventionellere Methoden in Betracht ziehen: wie wäre es mit einem kurzen Stretching?
Damit Ihre Mitarbeiter engagiert bleiben, können Sie bewusste Pausen einlegen, damit sie sich Gedanken zu den Themen machen können. Um Gruppendenken entgegenzuwirken, können Sie in dieser Zeit einen Text zur Verfügung stellen, den jeder für sich still lesen soll – und die Anweisung geben, sich Stichpunkte zu machen. Damit verhindern Sie, dass die Mitarbeiter das Thema mit einem Bias betrachten, und fördern die individuelle Kreativität. Ob Sie Pausen einbauen oder nicht – fragen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv nach ihrer Einschätzung und schätzen Sie diese wert. Das zeigen Sie, indem Sie, wenn nötig, nachhaken oder eine zuvor geäußerte Idee aufgreifen.
8. Nutzen Sie die Chancen von Online-Meetings.
Durch die voranschreitende Digitalisierung entstehen neue Arbeitsmodelle, die es Mitarbeitern ermöglichen, online von überall aus an einem Meeting teilzunehmen. Für ein erfolgreiches Online-Meeting sollten Sie das Meeting so strukturieren, dass die Mitarbeiter trotz möglicher Ablenkungen engagiert bleiben. Hier bieten sich Intervallmeetings an.
Mit Anwendungen wie Zoom, Teams, Skype oder Virtual Reality können Sie die Diskussion erleichtern und Visualisierungen einbauen. Über smarte Präsentationen schaffen Sie eine inhaltliche Struktur und mit der Implementierung von Tools wie Miro binden Sie Ihr Team aktiv und pragmatisch mit in ein Brainstorming ein.
Falsch umgesetzt können Meetings wahre Ressourcenkiller sein. Sie sollten Ihre Meetings also möglichst professionell angehen. Unser eLearning „Wirksame Meetings” ermittelt Ihre aktuelle Meeting-Qualität und zeigt Ihnen, in welchen Bereichen es noch Verbesserungsbedarf gibt. Gemeinsam bereiten wir Sie schrittweise auf Ihr nächstes Meeting vor, damit Sie in Zukunft souverän kurzweilige und effektive Meetings moderieren können. So können Sie sich auf Ihr nächstes Meeting freuen!
- Hier geht es zur Keller Partner eAcademy
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!
Daphne Bieletzki mit Prof. Dr. Daniel Keller für Keller Partner